Egy könyvelőirodában az informatikai rendszer nem egyszerű háttérszolgáltatás. A napi munka központi eleme.

Ha a könyvelőprogram nem indul el, megszakad a hálózati kapcsolat, sérül egy adatállomány, eltűnik egy meghajtó vagy nem érhető el a közös adatbázis, akkor nem csupán egy számítógépes hiba történik. Megállhat a könyvelés, késhetnek a bevallások, elmaradhatnak az ügyfélértesítések, és veszélybe kerülhetnek a határidős feladatok.

Az RLB-60, a Cashbook, a Novitax és a VIKI eltérő feladatokat ellátó rendszerek. Nem egymás közvetlen helyettesítői, hanem egy modern könyvelőiroda digitális működésének különböző rétegeit támogathatják.

• Az RLB-60 és a Novitax elsősorban könyvelési, számviteli, bérszámfejtési és ügyviteli feladatokhoz kínál programokat.
• A Cashbook a könyvelő és az ügyfél közötti digitális adatáramlást, dokumentumkezelést és automatizációt segítheti.
• A VIKI Könyvelő Asszisztens a könyvelőirodai munkaszervezést, az adóértesítések kezelését, a bevallási folyamatok követését és az ügyfélkommunikációt támogathatja.

A valódi kérdés ezért nem az, hogy melyik a „legjobb program”.

A fontosabb kérdések:

• Melyik rendszer milyen problémát old meg?
• Hogyan kapcsolódnak egymáshoz?
• Hol és hogyan tárolják az adatokat?
• Mi történik szerverhiba vagy hálózati probléma esetén?
• Hogyan dolgozhat több munkatárs ugyanazon az adatállományon?
• Hogyan biztosítható a távoli hozzáférés?
• Van-e ellenőrzött és visszaállítható biztonsági mentés?
• Ki felel a programért, és ki az informatikai környezet működéséért?

Ezekre a kérdésekre egy szoftver kiválasztása önmagában nem ad választ. A stabil működéshez a könyvelőprogram, az infrastruktúra, az adatvédelem, a hálózat, a jogosultságkezelés és a mentési rendszer összehangolására van szükség.

Egy ilyen infrastruktúra korszerűsítésének gyakorlati tapasztalatait mutatja be a Miért váltott egy könyvelőiroda NAS-ról Proxmox szerverre? Egy modern IT infrastruktúra tanulságai című esettanulmányunk.

Röviden: mire használható az RLB-60, a Cashbook, a Novitax és a VIKI?

Rendszer	Elsődleges szerep	Tipikus felhasználás
RLB-60	Könyvelési és ügyviteli szoftvercsalád	Kettős könyvvitel, pénztárkönyv, naplófőkönyv, bérszámfejtés, számlázás
Novitax	Integrált könyvelési és ügyviteli rendszer	Könyvelés, bérszámfejtés, számlázás, pénzügy, tárgyi eszközök, kapcsolódó ügyviteli folyamatok
Cashbook	Digitális adat- és dokumentumkapcsolat	Ügyfél–könyvelő együttműködés, számlák és banki adatok kezelése, automatizáció
VIKI	Könyvelőirodai asszisztencia és munkaszervezés	Adóértesítések, feladatkövetés, bevallási státuszok, ügyfélkommunikáció

Az RLB-60 hivatalos kínálatában többek között kettős könyvviteli, pénztárkönyvi, naplófőkönyvi, számlázási és bérszámfejtési programok szerepelnek. A rendszer hálózati működésre is kialakítható, amelyhez a gyártói dokumentáció szerint egy gazdagépet vagy fájlszervert kell kijelölni, majd a programot és annak mappáját megfelelően elérhetővé kell tenni a munkaállomások számára.

A Novitax szintén könyvelési és ügyviteli programcsaládot kínál. Az NTAX kettős könyvviteli program például a számviteli alapfeladatok mellett a könyveléshez kapcsolódó további folyamatokat is támogatja, a WINTAX pedig helyi vagy felhőalapú környezetben is használható.

A Cashbook nem hagyományos könyvelőprogramként pozicionálja magát. Elsődleges szerepe a vállalkozó és a könyvelő közötti adatáramlás, a dokumentumok, számlainformációk és banki adatok kezelése, valamint az adminisztratív folyamatok automatizálása. A rendszer könyvelő- és számlázóprogramokkal is integrálható.

A VIKI saját meghatározása szerint nem könyvelőprogram és nem dokumentumkezelő rendszer. Olyan könyvelői asszisztens, amely többek között az ÁNYK, az elektronikus ügyintézési felületek és a könyvelési rendszer közötti folyamatokat, az adóértesítéseket, a bevallási státuszok figyelését és az ügyfélkommunikációt segíti.

Miért nem érdemes ezt a négy rendszert egyszerűen összehasonlítani?

Az RLB-60, a Novitax, a Cashbook és a VIKI eltérő problémákra készült.

Egy hagyományos összehasonlítás könnyen félrevezető lenne, mert olyan lenne, mintha egy könyvelőprogramot, egy dokumentum- és adatkapcsolati platformot, valamint egy irodai munkaszervező rendszert próbálnánk ugyanazon szempontok alapján rangsorolni.

A könyvelőiroda digitális működését célszerű inkább több rétegként értelmezni.

1. Könyvelési réteg

Itt történik többek között:

• a gazdasági események rögzítése;
• a főkönyvi könyvelés;
• az analitikák kezelése;
• az áfabevalláshoz szükséges feldolgozás;
• a mérleg és eredménykimutatás előkészítése;
• a bérszámfejtés;
• a tárgyi eszközök nyilvántartása;
• a pénzügyi és számviteli kimutatások elkészítése.

Ebben a rétegben helyezkedhet el az RLB-60 vagy a Novitax.

2. Adatgyűjtési és együttműködési réteg

Itt érkezhetnek be:

• a vevő- és szállítói számlák;
• a bankszámlaadatok;
• az ügyfelek által feltöltött dokumentumok;
• a pénztárbizonylatok;
• a könyveléshez szükséges kiegészítő információk.

Ezt a folyamatot segítheti a Cashbook.

3. Munkaszervezési és kommunikációs réteg

Ez tartalmazhatja:

• a könyvelőirodai feladatok kiosztását;
• a bevallási határidők nyomon követését;
• a beadott és függőben lévő bevallások állapotát;
• az adófizetési értesítések kiküldését;
• az ügyfelek rendszeres tájékoztatását;
• a munkatársak feladatainak ellenőrzését.

Ebben a rétegben kaphat szerepet a VIKI.

4. Informatikai infrastruktúra

Minden felsorolt rendszer alatt található egy technikai környezet:

• munkaállomások;
• szerverek;
• hálózati eszközök;
• internetkapcsolat;
• VPN;
• Windows-fiókok;
• fájlmegosztások;
• adatbázisok;
• biztonsági mentések;
• végpontvédelem;
• jogosultsági rendszer.

Amennyiben ez az alap nem megfelelő, a fölötte működő alkalmazások sem lesznek stabilak.

A könyvelőirodák a működésük során nagy mennyiségű bizalmas pénzügyi, üzleti és személyes adatot kezelnek. Az ilyen adatok védelmét érintő legfontosabb veszélyeket és védekezési szempontokat az Ügyvédi irodák adatbiztonsága: IT-kockázatok, adatvesztés és hatékony védekezés című cikkünk is részletesen bemutatja.

Milyen problémákat okozhat egy rosszul kialakított könyvelőirodai IT-rendszer?

A könyvelőprogram csak egyetlen számítógépen érhető el

Egy kisebb iroda gyakran úgy indul, hogy a könyvelőprogramot egyetlen munkaállomásra telepítik.

Ez eleinte működőképes lehet. A problémák általában akkor jelennek meg, amikor:

• új munkatárs érkezik;
• többen szeretnének ugyanabban a rendszerben dolgozni;
• szükségessé válik az otthoni munkavégzés;
• a számítógépet cserélni kell;
• meghibásodik a helyi adattároló;
• az adatok több gép között kezdenek szétszóródni.

Ha az üzletileg kritikus adatok kizárólag egy felhasználói számítógépen találhatók, annak meghibásodása az egész iroda működését befolyásolhatja.

A közös mappa időnként eltűnik

Hálózatos használatnál gyakori panasz:

„Tegnap még működött, ma pedig nem találja a program az adatokat.”

A háttérben többféle ok állhat:

• megváltozott a szerver IP-címe;
• megszakadt a hálózati kapcsolat;
• nem csatlakozott újra a hálózati meghajtó;
• megváltozott a megosztás elérési útja;
• módosultak a jogosultságok;
• a Windows más hitelesítési adatokat használ;
• a gazdagép ki van kapcsolva;
• a tűzfal blokkolja a kapcsolatot;
• a programot nem azonos útvonalról indítják;
• sérült egy helyi konfigurációs állomány.

Ilyenkor nem feltétlenül maga az RLB-60 vagy a Novitax hibás. Sok esetben az alkalmazás egyszerűen nem éri el azt az adatállományt vagy hálózati útvonalat, amelyre szüksége lenne.

Lassú a program többfelhasználós használat közben

A lassulás oka lehet:

• vezeték nélküli hálózaton használt adatbázis;
• alacsony teljesítményű gazdagép;
• hagyományos merevlemez;
• túlterhelt víruskereső;
• hibás hálózati kábel vagy switch;
• 100 Mb/s sebességre visszaesett kapcsolat;
• nagy hálózati késleltetés;
• hibás DNS-beállítás;
• távoli telephelyek közötti nem megfelelő kapcsolat;
• közvetlenül VPN-en keresztül megnyitott fájlalapú adatállomány.

Különösen kockázatos lehet, ha egy helyi hálózatra tervezett fájlalapú alkalmazást közvetlenül, instabil internetkapcsolaton vagy VPN-en keresztül próbálnak használni. A kapcsolat pillanatnyi megszakadása nemcsak lassulást, hanem adatállomány-sérülést is okozhat.

A hagyományos NAS-alapú környezet korlátait és egy korszerűbb szerverinfrastruktúrára történő átállás tapasztalatait a Miért váltott egy könyvelőiroda NAS-ról Proxmox szerverre? Egy modern IT infrastruktúra tanulságai című esettanulmány mutatja be.

Nem ugyanazt az adatállományt látja mindenki

Ez akkor fordulhat elő, ha:

• az egyik gép helyi másolatból dolgozik;
• a másik munkaállomás hálózati mappát használ;
• több azonos nevű programkönyvtár létezik;
• egy korábbi adatmentést rossz helyre állítottak vissza;
• az éves adatállományokat eltérő útvonalon tárolják;
• a felhasználók más-más meghajtóbetűjelet kaptak;
• egy frissítés után megváltozott az alapértelmezett könyvtár.

A probléma különösen veszélyes, mert eleinte úgy tűnhet, hogy mindenki megfelelően dolgozik. Később azonban kiderülhet, hogy a munkatársak eltérő adatállományokat módosítottak.

Frissítés után nem indul el a program

Egy könyvelőprogram működését több környezeti változás is befolyásolhatja:

• Windows-frissítés;
• vírusvédelmi frissítés;
• tűzfalszabály módosítása;
• jogosultságváltozás;
• programfrissítés;
• hálózati útvonal változása;
• szervercsere;
• meghajtóbetűjel módosulása;
• rendszerkomponens vagy futtatókörnyezet hibája.

A frissítés önmagában nem feltétlenül hibás. Előfordulhat, hogy egy korábban helytelenül vagy túl engedékenyen kialakított környezetet az új verzió már nem tud ugyanúgy használni.

A víruskereső blokkolja a programot

A könyvelőprogramok gyakran:

• több fájlt módosítanak egymás után;
• közös hálózati könyvtárat használnak;
• frissítőmodult futtatnak;
• adatbázis- vagy indexállományokat kezelnek;
• külső szolgáltatásokkal kommunikálnak;
• export- és importfájlokat hoznak létre.

Egy túl szigorúan vagy rosszul konfigurált végpontvédelmi rendszer ezeket a műveleteket gyanúsnak minősítheti.

A megoldás azonban nem a teljes vírusvédelem kikapcsolása. Ehelyett dokumentált és célzott kivételekre, naplóelemzésre, valamint a program gyártójának ajánlásaihoz igazodó beállításokra van szükség.

Távoli munkánál rendszeresen megszakad a kapcsolat

A könyvelőirodákban a távoli munkavégzés már nem kivételes igény. Ugyanakkor nem mindegy, hogyan valósul meg.

Kockázatos megoldás lehet:

• a szerver internet felőli közvetlen megnyitása;
• a Windows fájlmegosztás publikálása;
• a védtelen RDP-hozzáférés;
• közös VPN-felhasználó használata;
• többtényezős hitelesítés nélküli távoli hozzáférés;
• otthoni számítógépről történő korlátlan csatlakozás;
• fájlalapú adatbázis közvetlen megnyitása lassú VPN-en keresztül.

Stabilabb kialakítást jelenthet:

1. a felhasználó titkosított VPN-kapcsolatot létesít;
2. egy központi munkaállomáshoz vagy terminálszerverhez csatlakozik;
3. maga a könyvelőprogram a szerverrel azonos helyi hálózaton fut;
4. az interneten elsősorban a képernyőkép, a billentyűzet- és egéradatok továbbítása történik.

Így a könyvelési adatállomány nem kerül folyamatosan átvitelre az interneten keresztül.

A VPN kialakításának technikai lépéseit a MikroTik VPN beállítás lépései – WireGuard, L2TP és OpenVPN útmutató 2026 című útmutató mutatja be.

Amennyiben a kapcsolat nem épül fel, megszakad vagy hitelesítési hibát jelez, a leggyakoribb okokat és megoldásokat a VPN kapcsolódási hibák: gyors megoldások és hibaelhárítás című cikk foglalja össze.

A VPN biztonságát célszerű többtényezős hitelesítéssel is megerősíteni. Ennek jelentőségét az A jelszó önmagában már nem elég – Így teheti biztonságossá MikroTik VPN kapcsolatát kétfaktoros hitelesítéssel című útmutató mutatja be.

RLB-60 könyvelőprogram: mire kell figyelni az informatikai környezet kialakításakor?

Az RLB-60 többféle számviteli és ügyviteli programot biztosít. A hivatalos programkínálatban megtalálható többek között:

• kettős könyvvitel;
• pénztárkönyv;
• naplófőkönyv;
• bérszámfejtés;
• számlázás;
• készletnyilvántartás;
• házipénztár-kezelés.

Hálózatos RLB-60 használat

A hivatalos dokumentáció szerint hálózati használat esetén egy gazdagépet kell kijelölni, amelyre a teljes program települ. A program mappáját meg kell osztani, majd a munkaállomások telepítésekor a hálózati programhoz történő csatlakozást és a program elérési útját kell megadni.

Ez első látásra egyszerűnek tűnhet, de az üzembiztos kialakításhoz több kérdést is rendezni kell:

• Mi tölti be a gazdagép szerepét?
• Folyamatosan bekapcsolva marad?
• Van szünetmentes tápegysége?
• Milyen háttértárat használ?
• Készül róla automatikus mentés?
• Ki fér hozzá a programkönyvtárhoz?
• Minden munkaállomás ugyanazt az elérési utat használja?
• Mi történik a gazdagép meghibásodása esetén?
• Mennyi idő alatt állítható helyre a szolgáltatás?

Egy dolgozói munkaállomás technikailag lehet gazdagép, de egy többfelhasználós, üzletileg kritikus környezetben általában célszerűbb dedikált szervert vagy megfelelően kialakított virtuális gépet használni.

Egy ilyen korszerűsítés gyakorlati eredményeit mutatja be a Miért váltott egy könyvelőiroda NAS-ról Proxmox szerverre? Egy modern IT infrastruktúra tanulságai című esettanulmányunk.

Jogosultságok

A programkönyvtárhoz szükséges hozzáférést biztosítani kell, de ez nem jelenti azt, hogy minden felhasználónak korlátlan rendszergazdai jogosultságot kell kapnia.

Megfelelőbb megoldás:

• külön felhasználói fiókok;
• csoportalapú jogosultságok;
• csak a szükséges mappákhoz adott hozzáférés;
• elkülönített rendszergazdai fiók;
• naplózható hozzáférés;
• közös jelszavak megszüntetése.

RLB-60 és Cashbook kapcsolat

Az RLB-60 hivatalos weboldala külön Cashbook-integrációs lehetőséget is bemutat. A leírás szerint a kapcsolat célja többek között a banki adatok, adófolyószámla-információk és egyéb könyvelési adatok kezelésének egyszerűsítése.

Az integráció előnye nem pusztán a gyorsabb adatbevitel. Megfelelő használat mellett csökkentheti:

• a kézi rögzítés mennyiségét;
• az ismétlődő adminisztrációt;
• az ügyféltől történő dokumentumbekérések számát;
• a hibás vagy hiányos adatokból eredő utómunkát;
• a könyvelő és az ügyfél közötti információs késedelmet.

Novitax könyvelőprogram: helyi, hálózati vagy felhős működés?

A Novitax több, egymással együttműködő ügyviteli és könyvelési modult kínál. A rendszerben elérhetők többek között könyvelési, bérszámfejtési, számlázási és egyéb vállalatirányítási megoldások.

Helyi telepítés

Kisebb környezetben a program egyetlen számítógépen is működhet.

Ennek előnye:

• egyszerűbb kezdeti kialakítás;
• alacsonyabb infrastruktúra-igény;
• internet nélkül is elérhető helyi működés.

Hátránya:

• a számítógép egyetlen hibaponttá válhat;
• nehezebb a többfelhasználós működés;
• körülményesebb lehet a távoli hozzáférés;
• a mentés gyakran a felhasználó felelősségére marad;
• gépcsere esetén migráció szükséges.

Hálózati működés

Több munkatárs esetén központi adatkezelés alakítható ki.

Ennek feltétele lehet:

• stabil szerver;
• megfelelő helyi hálózat;
• egységes programverzió;
• szabályozott frissítési folyamat;
• központi jogosultságkezelés;
• automatikus biztonsági mentés;
• visszaállítási terv.

Novitax Cloud

A Novitax hivatalos felhőszolgáltatása központi adatbázisban és interneten keresztül teszi elérhetővé a WINTAX rendszer használatát. A szolgáltató leírása szerint így több felhasználó, több telephelyről is ugyanazon központi adatállománnyal dolgozhat, külön szinkronizáció nélkül.

A felhős működés több helyi infrastruktúra-problémát megszüntethet, de nem teszi feleslegessé:

• a stabil internetkapcsolatot;
• a biztonságos végpontokat;
• az egyedi felhasználói fiókokat;
• az erős hitelesítést;
• a jogosultságok rendszeres felülvizsgálatát;
• az incidenskezelési tervet;
• az adatvédelmi és szolgáltatói feltételek ellenőrzését.

A felhő tehát nem automatikusan biztonságosabb vagy rosszabb. Más felelősségi modellt hoz létre.

Cashbook: mit nyerhet vele a könyvelőiroda?

A könyvelési folyamat egyik legnagyobb időveszteségét gyakran nem maga a szakmai könyvelés okozza, hanem az adatok és dokumentumok összegyűjtése.

Tipikus helyzetek:

• az ügyfél e-mailben küldi a számlákat;
• egyes dokumentumok papíron érkeznek;
• más fájlok felhőtárhelyen találhatók;
• a bankszámlakivonat késve érkezik;
• hiányoznak bizonyos bizonylatok;
• ugyanazt a dokumentumot többször is elküldik;
• a könyvelő nem tudja, hogy a bekért anyag teljes-e;
• az ügyfél nem látja, melyik dokumentum hiányzik.

A Cashbook ezt az adatkapcsolati problémát próbálja strukturáltabbá tenni. A rendszer integrációs felületeket kínál könyvelőprogramok, számlázórendszerek és más ügyviteli alkalmazások felé.

Milyen előnye lehet?

• kevesebb kézi adatbekérés;
• rendezettebb dokumentumáramlás;
• gyorsabb információcsere;
• automatikusan elérhető pénzügyi adatok;
• kevesebb ismételt rögzítés;
• egyszerűbb ügyfélkommunikáció;
• jobb átláthatóság;
• hatékonyabb együttműködés a könyvelő és a vállalkozó között.

Mire nem ad önmagában megoldást?

A Cashbook használata önmagában nem oldja meg:

• a könyvelőiroda helyi szerverének mentését;
• az RLB-60 vagy Novitax gazdagépének meghibásodását;
• a munkaállomások vírusvédelmét;
• a jogosultságkezelést;
• a VPN biztonságát;
• az elavult számítógépek problémáját;
• a teljes üzletmenet-folytonosságot.

A felhőben meglévő dokumentum és a könyvelőprogramban feldolgozott adat nem feltétlenül ugyanaz az adatpéldány. Ezért pontosan meg kell határozni, hogy mely rendszer milyen adatot tárol, és melyikből hogyan lehet teljes körűen helyreállítani a munkát.

VIKI Könyvelő Asszisztens: automatizáció a könyvelés körül

A VIKI nem könyvelőprogram, hanem a könyvelőiroda működését támogató rendszer. Saját leírása alapján összekapcsolhatja az ÁNYK-t, az elektronikus ügyintézési felületeket és a könyvelőprogramot, figyelheti a bevallások állapotát, rendszeres e-maileket küldhet, valamint támogathatja a munkatársak napi tevékenységének nyomon követését.

Milyen problémát oldhat meg?

Egy könyvelőirodában nem elegendő helyesen elkészíteni egy bevallást.

Biztosítani kell azt is, hogy:

• a feladat időben elkészüljön;
• a bevallás benyújtása megtörténjen;
• a beküldés státusza ellenőrzött legyen;
• az ügyfél megkapja a fizetendő adóról szóló értesítést;
• az értesítés megfelelő adatokat tartalmazzon;
• a munkatársak lássák a függőben lévő feladatokat;
• az elvégzett munkának legyen nyoma.

Ezek a feladatok manuálisan is végezhetők, de az ügyfélszám növekedésével jelentősen emelkedik a hibázás kockázata.

Mire kell figyelni?

Automatizált rendszer esetén különösen fontos:

• a helyesen rögzített ügyféladat;
• az aktuális e-mail-cím;
• a megfelelő határidő;
• az adóösszeg pontossága;
• a felelős munkatárs kijelölése;
• a jogosultságok elkülönítése;
• a naplók ellenőrzése;
• a sikertelen küldések kezelése;
• az emberi kontroll fenntartása.

A VIKI hivatalos oldala is kiemeli, hogy a rendszer nem teljesen önálló robot: a megfelelő működéshez szükséges adatok rögzítésére és a folyamatok felügyeletére továbbra is szükség van.

Hogyan működhet együtt a négy rendszer?

Egy lehetséges munkafolyamat:

1. Az ügyfél számlái, dokumentumai és pénzügyi adatai bekerülnek a Cashbook rendszerébe.
2. A szükséges adatok integrációval vagy ellenőrzött importtal átkerülnek az RLB-60 vagy a Novitax könyvelőprogramba.
3. A könyvelő ellenőrzi, kiegészíti és feldolgozza az adatokat.
4. Elkészülnek a könyvelési kimutatások és a bevallások.
5. A VIKI követi a kapcsolódó feladatokat és státuszokat.
6. A rendszer előkészíti vagy kiküldi az ügyfélnek szóló adóértesítést.
7. A teljes folyamatról naplózható és ellenőrizhető információ marad.

Ez azonban csak akkor működik megbízhatóan, ha az adatkapcsolatok egyértelműek.

Minden integrációnál tisztázni kell:

• melyik rendszer az elsődleges adatforrás;
• milyen adatokat továbbít;
• milyen formátumban;
• milyen gyakorisággal;
• mi történik hibás import esetén;
• hogyan kerülhetők el a duplikációk;
• ki ellenőrzi az átvett adatokat;
• hogyan történik a hibajavítás;
• mely rendszerben kell módosítani az eredeti adatot.

Mi történik, ha hibát jelez valamelyik rendszer?

A hibaelhárítás első lépése annak meghatározása, hogy melyik rétegben található a probléma.

Alkalmazáshiba

Valószínűsíthető, ha:

• a program konkrét hibakódot jelenít meg;
• egy adott funkció minden gépen hibás;
• a probléma programfrissítés után jelentkezett;
• egy adott importformátum nem dolgozható fel;
• a hiba csak egy programmodult érint.

Ilyenkor elsősorban a szoftver gyártójának támogatására lehet szükség.

Informatikai környezeti hiba

Valószínűsíthető, ha:

• a program egyik gépen működik, a másikon nem;
• nem érhető el a hálózati meghajtó;
• a szerver nem válaszol;
• lassú vagy szakadozik a hálózat;
• távolról nem lehet csatlakozni;
• a víruskereső karanténba helyezett egy fájlt;
• nincs elegendő szabad tárhely;
• a felhasználónak nincs megfelelő jogosultsága;
• a mentés hibára fut;
• a Windows nem indul el.

Ilyenkor az IT-üzemeltető feladata a szerver, a hálózat, az operációs rendszer, a hozzáférés vagy a végpontvédelem vizsgálata.

Integrációs hiba

Valószínűsíthető, ha:

• egy rendszerben már látható az adat, a másikban nem;
• az import részlegesen futott le;
• duplikált tételek jelentek meg;
• hibás mezőbe került egy információ;
• eltérnek a partner- vagy számlaadatok;
• megszűnt egy API-kapcsolat;
• lejárt vagy megváltozott egy hozzáférési kulcs.

Integrációs problémánál gyakran együtt kell dolgoznia:

• a könyvelőnek;
• az IT-üzemeltetőnek;
• a könyvelőprogram támogatásának;
• az integrációt biztosító szolgáltatónak.

Ki felel a könyvelőprogram működéséért?

A felelősségi körök elválasztása kulcsfontosságú.

A szoftver gyártójának tipikus feladata

• programhiba javítása;
• jogszabálykövető frissítés;
• alkalmazásfunkciók támogatása;
• programon belüli beállítások;
• import- és exportformátumok dokumentálása;
• licencelési kérdések;
• programverziók kezelése.

Az IT-üzemeltető tipikus feladata

• szerverüzemeltetés;
• hálózati elérés;
• Windows-környezet;
• felhasználói fiókok;
• jogosultságok;
• VPN és távoli hozzáférés;
• végpontvédelem;
• biztonsági mentés;
• monitoring;
• tárhely és hardver;
• szerver- és munkaállomás-migráció;
• incidenskezelés.

A könyvelőiroda felelőssége

• szakmai adatok pontossága;
• megfelelő programhasználat;
• ügyféladatok naprakészen tartása;
• feladatok és határidők ellenőrzése;
• jogosultságigények jóváhagyása;
• visszaállítási prioritások meghatározása;
• a belső folyamatok dokumentálása.

A három területnek együtt kell működnie. Egy programgyártó nem feltétlenül fogja kijavítani a hibás helyi hálózatot, az IT-üzemeltető pedig nem döntheti el, hogyan kell szakmailag rögzíteni egy könyvelési tételt.

Milyen infrastruktúra ajánlott egy könyvelőirodának?

Az ideális kialakítás függ:

• a munkatársak számától;
• az ügyfelek számától;
• a kezelt adatállomány méretétől;
• a használt programoktól;
• a telephelyek számától;
• a távoli munkavégzés arányától;
• az elvárt helyreállítási időtől;
• a rendelkezésre álló költségkerettől.

Kisebb, egy-két fős iroda

Lehetséges kialakítás:

• üzleti kategóriás munkaállomás;
• titkosított SSD;
• külön felhasználói fiókok;
• automatikus helyi és külső mentés;
• menedzselt végpontvédelem;
• szünetmentes tápegység;
• biztonságos felhős dokumentumkezelés;
• rendszeresen tesztelt visszaállítás.

Többfelhasználós könyvelőiroda

Javasolt lehet:

• dedikált szerver vagy virtualizált környezet;
• központi felhasználó- és jogosultságkezelés;
• gigabites vagy gyorsabb vezetékes hálózat;
• elkülönített backup rendszer;
• VPN vagy terminálszerver;
• központi végpontvédelem;
• szerver- és hálózati monitoring;
• szünetmentes tápegység;
• dokumentált helyreállítási eljárás.

Több telephely vagy rendszeres otthoni munkavégzés

Indokolt lehet:

• központi privát vagy szolgáltatói felhő;
• terminálszerveres működés;
• telephelyek közötti titkosított VPN;
• többtényezős hitelesítés;
• eszközalapú hozzáférés-szabályozás;
• tartalék internetkapcsolat;
• központi naplózás;
• hozzáférések rendszeres felülvizsgálata.

Egy könyvelőiroda gyakran akkor jut el a szerverinfrastruktúra szükségességéhez, amikor a hagyományos NAS vagy egy megosztott munkaállomás már nem biztosít megfelelő teljesítményt, elkülönítést és helyreállíthatóságot.

Egy ilyen átállás gyakorlati tapasztalatait és eredményeit a Miért váltott egy könyvelőiroda NAS-ról Proxmox szerverre? Egy modern IT infrastruktúra tanulságai című esettanulmányunk mutatja be.

Távoli munkavégzés esetén a biztonságos hálózati kapcsolat kialakításához segítséget nyújt a MikroTik VPN beállítás lépései – WireGuard, L2TP és OpenVPN útmutató 2026 című részletes útmutatónk.

Ha a VPN-kapcsolat nem épül fel, megszakad vagy hitelesítési hibát jelez, a leggyakoribb problémákat és megoldásokat a VPN kapcsolódási hibák: gyors megoldások és hibaelhárítás című cikkünk foglalja össze.

A távoli hozzáférés biztonságát célszerű többtényezős hitelesítéssel is megerősíteni. Ennek jelentőségét az A jelszó önmagában már nem elég – Így teheti biztonságossá MikroTik VPN kapcsolatát kétfaktoros hitelesítéssel című útmutatónk mutatja be.

Hogyan kell menteni az RLB-60 és Novitax adatait?

A „készül mentés” kijelentés önmagában nem elegendő.

Tisztázni kell:

• pontosan mely mappák és adatbázisok kerülnek mentésre;
• szükséges-e alkalmazásszintű mentés;
• futó program mellett konzisztens-e a másolat;
• mentik-e a programbeállításokat;
• megvannak-e az éves adatállományok;
• mentik-e a licencekhez és visszaállításhoz szükséges információkat;
• hány napra vagy hónapra visszamenőleg vannak verziók;
• védett-e a mentés a zsarolóvírustól;
• készült-e próba-visszaállítás.

A megfelelő stratégia legalább:

• helyi, gyorsan visszaállítható mentést;
• elkülönített másodlagos példányt;
• telephelyen kívüli mentést;
• verziózást;
• automatikus ellenőrzést;
• rendszeres visszaállítási próbát

tartalmaz.

A gyakorlatban ezt érdemes a 3-2-1 mentési stratégia alapján kialakítani: három adatpéldány, két eltérő tárolási környezet és legalább egy telephelyen kívüli másolat.

A módszer részletes működését a Mi az a 3-2-1 mentési stratégia, és miért életmentő a vállalkozások számára? című cikkünk mutatja be.

Miért fontos a monitoring?

A legtöbb szerverhiba nem teljesen előzmény nélkül történik.

Gyakori figyelmeztető jelek:

• csökkenő szabad tárhely;
• növekvő lemezhibaszám;
• sikertelen mentések;
• magas memóriahasználat;
• túlterhelt processzor;
• ismétlődő szolgáltatásleállás;
• hálózati csomagvesztés;
• lejáró tanúsítvány;
• szünetmentes tápegység hibája;
• elavult rendszerkomponens.

Monitoring nélkül ezek gyakran csak akkor derülnek ki, amikor a könyvelőprogram már nem indul el.

A folyamatos felügyelet célja nem az, hogy minden technikai eltérésről riasztást küldjön, hanem hogy az üzleti működést veszélyeztető problémákat még a leállás előtt jelezze.

Ennek gyakorlati jelentőségét a Miért fontos a folyamatos szerver- és hálózati monitoring? Így előzhetők meg a váratlan rendszerleállások című cikkünk részletesen bemutatja.

Mikor nőtte ki a könyvelőiroda a jelenlegi rendszerét?

Figyelmeztető jel lehet, ha:

1. A program csak egy konkrét számítógépről használható.
2. A munkatársak rendszeresen egymásra várnak.
3. A hálózati meghajtó gyakran eltűnik.
4. A program távoli használata lassú vagy instabil.
5. Nem egyértelmű, hol található az aktuális adatállomány.
6. A mentés kézzel, külső merevlemezre történik.
7. Senki nem ellenőrzi a mentések visszaállíthatóságát.
8. A felhasználók közös jelszót használnak.
9. Minden munkatárs helyi rendszergazda.
10. A szerver szerepét egy napi munkára használt számítógép tölti be.
11. Programfrissítés előtt nincs visszaállítási pont vagy mentés.
12. Egyetlen informatikai hiba az egész iroda munkáját leállíthatja.
13. Új munkatárs beléptetése több napos kézi beállítást igényel.
14. A távozó munkatárs hozzáféréseit nem lehet központilag megszüntetni.
15. Nincs dokumentált helyreállítási terv.

Már néhány ilyen tünet is jelzi, hogy nem egyetlen programhibát kell kijavítani, hanem a teljes informatikai környezetet érdemes felülvizsgálni.

Gyakori kérdések

Az RLB-60 és a Novitax ugyanazt a feladatot látja el?

Részben hasonló területeket fednek le, mivel mindkettő kínál könyvelési és ügyviteli programokat. A konkrét modulok, munkafolyamatok, integrációk és kezelési logika azonban eltérhet. A választást a könyvelőiroda szakmai folyamatai, ügyfélköre és technikai környezete alapján célszerű meghozni.

A Cashbook könyvelőprogram?

Nem hagyományos értelemben. Elsősorban a vállalkozó és a könyvelő közötti adat- és dokumentumáramlást, valamint különböző automatizált folyamatokat támogat. Könyvelőprogramokhoz integrációval kapcsolódhat.

A VIKI helyettesíti az RLB-60 vagy a Novitax programot?

Nem. A VIKI saját meghatározása szerint nem könyvelőprogram. A könyvelőirodai feladatkezelést, az adóértesítéseket, a bevallási folyamatokat és az ügyfélkommunikációt támogatja.

Használható együtt az RLB-60 és a Cashbook?

Igen, az RLB-60 hivatalosan is bemutat Cashbook-kapcsolatot. A pontos funkciók és beállítások mindig az aktuális programverziótól és előfizetéstől függnek.

A felhős könyvelőprogramhoz nincs szükség informatikai üzemeltetésre?

Szükség továbbra is van, de a feladatok egy része átalakul. A helyi szerver helyett nagyobb hangsúly kerül az internetkapcsolatra, a végpontok biztonságára, a felhasználói hozzáférésekre, a többtényezős hitelesítésre és a szolgáltatói környezet ellenőrzésére.

Biztonságos a könyvelőprogram használata VPN-en keresztül?

Megfelelő kialakítás esetén igen. Fájlalapú alkalmazásnál azonban általában nem célszerű az adatállományt közvetlenül instabil VPN-kapcsolaton megnyitni. Biztonságosabb és stabilabb lehet a VPN mögötti távoli asztali vagy terminálszerveres használat.

A VPN-környezet kialakításához részletes segítséget nyújt a MikroTik VPN beállítás lépései – WireGuard, L2TP és OpenVPN útmutató 2026 című cikkünk.

Kapcsolódási probléma esetén érdemes átnézni a VPN kapcsolódási hibák: gyors megoldások és hibaelhárítás című útmutatót is.

Elég a program saját mentési funkciója?

Nem minden esetben. Az alkalmazásszintű mentés fontos lehet, de mellette szükséges lehet a teljes szerver, a konfigurációk, a programkönyvtárak és más kapcsolódó adatok mentése is.

A megfelelő mentési rendszer kialakításának alapjait a Mi az a 3-2-1 mentési stratégia, és miért életmentő a vállalkozások számára? című cikkünk mutatja be.

A RAID megvédi a könyvelési adatokat?

A RAID elsősorban egyes lemezhibák ellen biztosíthat folytonosságot. Nem véd a véletlen törléstől, zsarolóvírustól, adatállomány-sérüléstől, lopástól vagy szerverhibától, ezért nem helyettesíti a biztonsági mentést.

Kihez kell fordulni, ha nem indul el a program?

Először meg kell állapítani, hogy alkalmazás-, infrastruktúra- vagy integrációs hibáról van-e szó. Konkrét programhiba esetén a gyártói támogatás, hálózati, szerver- vagy jogosultsági probléma esetén az IT-üzemeltető lehet az illetékes.

Milyen gyakran kell menteni a könyvelési adatokat?

A gyakoriságot az határozza meg, mennyi adatvesztés fogadható el. Ha legfeljebb egy órányi munkát lehet elveszíteni, a napi egyszeri mentés nem elegendő. A mentési intervallumot az üzleti elvárásból kell levezetni.

Kell külön szerver egy könyvelőirodának?

Nem minden esetben. Egy egy-két fős iroda megfelelően kialakított munkaállomással vagy felhős rendszerrel is működhet. Több felhasználó, nagyobb adatállomány, rendszeres távoli munka vagy magas rendelkezésre állási igény esetén azonban indokolt lehet a szerveres infrastruktúra.

Egy ilyen átállás gyakorlati tapasztalatait mutatja be a Miért váltott egy könyvelőiroda NAS-ról Proxmox szerverre? Egy modern IT infrastruktúra tanulságai című esettanulmányunk.

Hogyan lehet biztonságosan otthonról könyvelni?

Javasolt a vállalati eszköz, titkosított VPN, többtényezős hitelesítés, központi távoli asztal vagy terminálszerver, naprakész végpontvédelem és elkülönített felhasználói hozzáférés.

A többtényezős hitelesítés szerepét az A jelszó önmagában már nem elég – Így teheti biztonságossá MikroTik VPN kapcsolatát kétfaktoros hitelesítéssel című útmutatónk részletesen bemutatja.

Nem a program önmagában határozza meg a könyvelőiroda működését

Az RLB-60, a Novitax, a Cashbook és a VIKI jelentősen támogathatja egy könyvelőiroda munkáját, de eltérő szerepet töltenek be.

A könyvelőprogram feldolgozza a szakmai adatokat.
A digitális adatkapcsolati rendszer segíti a dokumentumok beérkezését.
A könyvelői asszisztens támogatja a munkaszervezést és az ügyfélkommunikációt.
Az informatikai infrastruktúra pedig biztosítja, hogy mindez elérhető, védett és visszaállítható maradjon.

Egy jól működő rendszerben:

• az adatok nem szétszórtan találhatók;
• minden felhasználó a megfelelő adatállományt használja;
• a hozzáférések személyhez kötöttek;
• a távoli munka titkosított és ellenőrzött;
• a frissítések tervezetten történnek;
• a mentések automatikusak;
• a visszaállítást rendszeresen tesztelik;
• a szervereket és hálózati eszközöket monitorozzák;
• pontosan ismert, hogy programhiba esetén kihez kell fordulni;
• egy meghibásodás nem bénítja meg napokra az irodát.

A könyvelőirodák által kezelt érzékeny üzleti és személyes adatok miatt az adatbiztonság nem kizárólag technikai kérdés. A kapcsolódó kockázatok és védelmi alapelvek az Ügyvédi irodák adatbiztonsága: IT-kockázatok, adatvesztés és hatékony védekezés című cikkünkben is részletesen megjelennek.

Informatikai háttér könyvelőirodák számára

A SARABEL Informatika Kft. könyvelőirodák informatikai környezetének kialakításában és üzemeltetésében is támogatást nyújt.

A feladat nem a könyvelő szakmai munkájának átvétele, hanem annak biztosítása, hogy az általa használt rendszerek stabil és ellenőrizhető infrastruktúrán működjenek.

A támogatás kiterjedhet többek között:

• szerverek és munkaállomások üzemeltetésére;
• RLB-60 és Novitax hálózati környezetének kialakítására;
• biztonságos távoli munkavégzésre;
• VPN és többtényezős hitelesítés bevezetésére;
• jogosultságkezelésre;
• automatikus biztonsági mentésre;
• szerver- és hálózati monitoringra;
• gépcsere és szervermigráció előkészítésére;
• programgyártókkal történő technikai egyeztetésre;
• üzletmenet-folytonossági terv kialakítására.

Egy könyvelőirodának nem akkor van szüksége megbízható informatikai háttérre, amikor már nem indul el a program.

A megfelelő IT-üzemeltetés célja az, hogy a hibák jelentős része még azelőtt felismerhető és kezelhető legyen, hogy veszélybe kerülnének a bevallási határidők, az ügyféladatok vagy az iroda napi működése.